樣品管理制度

一、 目的
為加強公司對樣品領用的治理，規(guī)范和約束樣品的領用工作，制定本制度。

二、適用范圍
本制度規(guī)定了樣品發(fā)放的一般程序，及詳細領用樣品所必須履行的手續(xù)。本標準適用于樣品灌裝和領用的全體人員。

三、職責
1、銷售總監(jiān)負責大樣品發(fā)樣的審批工作；
2、區(qū)域經(jīng)理負責樣品發(fā)樣的審批及大樣的初審；
3、業(yè)務代表/部門對所領用樣品及所造成的后果負責；
4、銷售管理部負責樣品發(fā)樣的日常管理工作
5、儲運部負責樣品的灌注和發(fā)送

四、管理要求
1、凡是要求領用樣品的人員/部門，必須向銷售管理部申領并填寫《樣品需求單》。
2、必須注明所需樣品的單位名稱、接收部門、接收人等。
3、寫明所需樣品的型號、數(shù)量、填單人的簽名（如遇業(yè)務代表或工程師出差在外，應由銷售內(nèi)勤填單，并代簽名）、日期等。
4、自帶樣品也需填寫。
5、對于新建業(yè)務的單位，需提供該客戶的詳細資料。
（1）基本資料：單位名稱、地址、郵政編碼、電話、傳真、電子信箱、聯(lián)系人、部門、職務等；
（2）客戶介紹：公司簡介、主營業(yè)務、品牌產(chǎn)品、銷售規(guī)模、發(fā)展方向等；
（3）產(chǎn)品分析：客戶目前香精的使用情況、新產(chǎn)品開發(fā)的動向、該樣品對于客戶的前景預期等；
（4）其他：如客戶的配合程度、需求的緊迫性、客情關系描述等。

6、新產(chǎn)品發(fā)樣
（1）第一次發(fā)放樣必須憑總工程師簽發(fā)的產(chǎn)品開發(fā)單，由銷管部登記（開發(fā)人、產(chǎn)品型號、品質(zhì)、發(fā)樣日期）后，才可發(fā)樣。
（2）需限制發(fā)樣的新產(chǎn)品，憑總經(jīng)理簽字的書面工作聯(lián)系單辦理。

7、審批
（1）樣品凈含量需要30g/瓶裝或需要一個樣品灌裝100g（不含100g）以上者，需報經(jīng)銷售總監(jiān)批準。
（2）新產(chǎn)品需要發(fā)樣品，先填寫新樣品發(fā)樣單，報區(qū)域經(jīng)理初審，報銷售總監(jiān)批準。

8、灌注和發(fā)送
（1）儲運部樣品間工作人員負責樣品的灌注(一個工作日完成，如需延長時間，向銷管部申請確認)，并協(xié)助發(fā)樣。
（2）根據(jù)《樣品需求單》灌樣，并注重查看產(chǎn)品批號和品質(zhì)。樣品品質(zhì)須符合質(zhì)量要求，標簽打印準確、粘貼整齊。
（3）協(xié)助銷售管理部做好樣品的發(fā)放工作（隨貨或快寄）。并將樣品清單放入樣品箱內(nèi)。
（4）天天將當日所灌裝的樣品分單位輸入電腦，供銷售管理部進行統(tǒng)計、分析。

9、日常管理
（1）新產(chǎn)品、100g以上的大樣以及客戶試驗性樣品，原領用樣品的人員（部門）須每周反饋一次信息給銷售管理部，直至得到客戶使用結(jié)果為止。
（2）樣品間工作人員要保持樣桶整齊、存放有序
（3）任何人不得私自進入樣品灌裝間灌取樣品或打印樣品標簽。
（4）領用樣品的人員（部門）未能按照上述規(guī)定執(zhí)行的，儲運部樣品間及銷售管理部有權(quán)拒絕灌樣和發(fā)樣。
（5）已進入公司淘汰產(chǎn)品目錄的產(chǎn)品，一律不得發(fā)樣，樣品間工作人員應及時將樣桶從貨架上清離。
（6）樣品重新生產(chǎn)，由車間領用人員登記簽字。返還樣品間做樣品用時，須進行錄入登記。
（7）樣品間工作人員如發(fā)現(xiàn)樣品質(zhì)量變異，可先提請檢驗室檢驗，如確定變異，則須填寫報損表，報生產(chǎn)副總審批。