千萬別招惹這位陌生人!多年的工作經(jīng)驗告訴我,在沒有完全弄清楚陌生人的訴求和身份的情況下,一定要認真對待,切不可意氣用事。我當了7年的辦公室主任,還真遇到過這樣的事兒。
六年前,我剛當辦公室主任不久,這天下午上班,剛到辦公室坐下沏了一杯茶,準備看一下早上沒有看完的文件,就聽見辦公樓一樓樓道大聲喧嘩,似乎有人在吵架,我很不耐煩的起身邊往外走心里邊想這保安在干什么?有人大吵大鬧還不趕緊阻止。走到二樓樓梯口,就看見兩位年輕人攙扶著一位六七十歲的老人往二樓走,后邊跟著兩名保安喊著不讓上,老人嘴里念念有詞,說你們別攔著我,我都懶得跟你們說。
見老人快要到二樓了,我提高嗓門說你們都吵吵什么呢?這是辦公的地方,有什么事兒不能小聲一點好好說嗎?!老人聽見了我的聲音,抬頭看了一眼我,示意兩個攙扶的年輕人放開她,眼睛里透露出輕蔑的目光,仰著下巴對我說年輕人你是干什么的?說話注意一點口氣,你是不是這單位的領(lǐng)導,是的話我和你談幾句,不是的話找你們領(lǐng)導來。我心里一緊,憑自己的直覺感覺這位老人來頭不簡單,趕緊往前走兩步,笑著說道老人家,我是單位的辦公室主任,領(lǐng)導今天早上有事兒出去了,要不這樣,您先到我辦公室坐一陣,有什么事兒我馬上聯(lián)系我們領(lǐng)導給你解決。說著給身后的兩位保安使了個眼色,讓他們回去,我側(cè)身到一邊,兩手攙扶著老人準備往辦公室走。老人躲了一下,沒有讓我扶,自己不緊不慢地走進了我的辦公室,我還沒讓就坐到了沙發(fā)上。兩位跟隨的年輕人進了辦公室齊刷刷的畢恭畢敬地站在老人的左側(cè),這讓我更加意識到老人的身份不簡單。
我趕緊親自端茶倒水,說您先喝口水。倒完水,我拿著手機出了辦公室的門,給單位領(lǐng)導打了一個電話,把剛才發(fā)生的事兒簡單地給領(lǐng)導說了,領(lǐng)導說我這真有事兒,你讓他等一會兒,等一會兒我再過來。我說領(lǐng)導,這位老人可能不簡單,你看能不能先過來,來遲了人家就走了,萬一真有什么事兒,我們可擔待不起。領(lǐng)導沉默了片刻,說那我回來。
掛了電話,我回到辦公室,對老人笑著說道我們領(lǐng)導馬上回單位了,您稍微等一下。老人沒說話。過了不到十分鐘,我們領(lǐng)導來了,到了我的辦公室,老人坐著沒動。我趕緊拿椅子讓領(lǐng)導坐下,領(lǐng)導笑著說老人家找我不知道有什么事兒?老人帶著生氣的口吻說我的一位好朋友,在你們轄區(qū)辦了一家企業(yè),所有流程都是按你們的要求走的,為什么一直卡著不辦證?領(lǐng)導一怔,說您說的是哪家企業(yè)?老人把企業(yè)的名稱說了,說你們趕緊把證辦好了,讓人家開工生產(chǎn),不要讓我再跑第二次。領(lǐng)導聽了老人的口氣,有點受不了了,說老人家我們不光為你一家企業(yè)服務(wù),我會安排人核實一下,如果各項流出符合規(guī)定,我們不可能不給辦證的。老人說那就趕快,別讓我等。領(lǐng)導說恕我眼拙,請問您貴姓?!老人哼了一聲,說我就不說了,我告訴你我兒子的名字吧,接著說出了一個名字,領(lǐng)導一聽,臉色一驚,立馬從座位上站了起來,說道哎呀呀,不好意思,讓您老人家大駕光臨,真不好意思!這么小的事兒,您讓人說一聲我早就辦了,還讓您老人家親自來了!趕緊邀請老人到自己的辦公室。老人起身跟著領(lǐng)導到辦公室,我又端茶倒水,然后走了出來。
大概過了十來分鐘,老人帶著兩位年輕人從辦公室出來了,我們領(lǐng)導在后面恭恭敬敬跟著,一直送老人到門外院子里,打開車門讓老人上了車,說您老人家放心,我一定會趕緊催人把證辦好。
等老人走后,回到辦公室,領(lǐng)導如釋重負,小聲對我說今天幸虧你警覺,叫我回來了,要不然可真闖了大禍了!我問領(lǐng)導這人是誰呀?領(lǐng)導說這是誰的母親!我一聽雖然有心理準備,可還是嚇了一跳。我試探著問領(lǐng)導是不是假的呀?領(lǐng)導搖搖頭,說之前剛進來覺得有點眼熟,愣是沒認出來,她一說,我還真想起來了,幾年前和老人家有過一面之緣,還真是她!
領(lǐng)導又說,今天老人說的這件事兒,你抓緊時間落實,如果所有流程都符合規(guī)定,趕緊把證辦了,我點了點頭。
我趕緊叫人查這家企業(yè),查無此名?!心里正打鼓呢,這時效能辦的打來電話,說今天的事是他們設(shè)計的,要查看單位辦事作風怎么樣,老位年輕人是他們找人扮的。
我一身冷汗,心想幸虧沒出差錯!
通過這件事兒,讓我在以后辦公室主任這個位置上接人待物的能力有了更進一步的提升。
那么,遇到陌生人在單位大吵大鬧,并要見領(lǐng)導,由你接待你該怎么辦呢?
第一、要有警覺意識。在你沒有弄清楚來人的身份的情況下,千萬不能掉以輕心。因為你不知道這位老人究竟是誰。所以,在老人進到辦公室的那一刻起,你就應該客客氣氣,穩(wěn)住老人,問清楚他有什么訴求。
第二、要有良好的心態(tài)。遇到這樣的事兒的時候,一定要沉著冷靜,隨機應變,控制住自己的情緒,老人生氣你不能生氣,即使他脾氣火爆摔門而去,你也要心平氣和的面對,這是應該具備的一項基本素質(zhì)。
第三、要有服務(wù)意識。要時刻記住你是為人民服務(wù)的,任何人到你這里,都應該一視同仁地對待。他們提出訴求時,應該細致地傾聽,能解決的事情趕緊派人解決,不能解決的耐心的解釋,及時向領(lǐng)導匯報,等待領(lǐng)導接待處理。老人發(fā)飆肯定是有你做得不到位的地方,這個問題的關(guān)鍵是要解決老人的訴求,一旦訴求解決了,一切都迎刃而解了。
當然,也有一些無理取鬧的老人,在你一味地耐心解釋下,如果他還這樣,你就公事公辦,沒必要再遷就他了。
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